Foglalás felvitele kézzel

Útmutató a telefonon vagy személyesen egyeztetett időpontok rögzítéséhez.

Frissítve: 2026. július 30.

Ha a vendég nem az online foglalási felületen kér időpontot, hanem például telefonon, üzenetben vagy személyesen egyeztettek, a foglalást kézzel is rögzítheted a Belviában.

A kézzel felvett foglalás ugyanúgy bekerül a naptárba, és a rendszer ellenőrzi a munkatárs munkaidejét, a nyitvatartást, a szüneteket és a már meglévő foglalásokat.

Hol tudsz új foglalást felvenni?

Ugyanazt az Új foglalás panelt több helyről is megnyithatod:

• a Naptár oldalon az Új foglalás gombbal;
• a Naptárban egy szabad időpontra kattintva;
• a Foglalások oldalon az Új foglalás gombbal;
• egy foglalás részleteiből az Új foglalás lehetőséggel;
• az Ügyfelek oldalon az ügyfél adatlapjáról.

Ha a Naptár egy szabad időpontjára kattintasz, a rendszer előre kitölti a dátumot, az időpontot és a munkatársat.

Ki vehet fel foglalást?

A tulajdonos bármely munkatársnak rögzíthet foglalást, és a meglévő ügyfelek között is kereshet.

A munkatárs csak saját magának vehet fel időpontot. Nem fér hozzá a teljes ügyféltárhoz, ezért nála a foglalás új ügyfél megadásával indul. A rendszer a megadott telefonszám vagy e-mail-cím alapján ettől még összekapcsolhatja a foglalást egy már meglévő ügyféllel.

Ügyfél kiválasztása

Tulajdonosként választhatsz meglévő ügyfelet, vagy megadhatsz új vendéget.

Meglévő ügyfélnél keress név vagy telefonszám alapján, majd válaszd ki a megfelelő vendéget.

Új ügyfélnél add meg:

• a nevét;
• a telefonszámát;
• igény esetén az e-mail-címét.

A név kötelező. Az e-mail-cím kézi foglalásnál opcionális.

Fontos: Ha nem adsz meg e-mail-címet, a foglalás ugyanúgy létrejön, de a vendég nem kap e-mailes visszaigazolást.

Helyszín és munkatárs kiválasztása

Ha több helyszíned van, először válaszd ki a megfelelő helyszínt. Ezután a rendszer csak az oda tartozó munkatársakat kínálja fel.

A munkatárs kiválasztása után csak azok a szolgáltatások jelennek meg, amelyeket az adott munkatárs végez.

Szolgáltatás és extrák

Válaszd ki a kategóriát, majd a szolgáltatást.

Ha a szolgáltatáshoz extrák tartoznak, azokat is hozzáadhatod. Az extra módosíthatja a foglalás teljes árát és időtartamát, ezért a szabad időpontokat a rendszer a kiválasztott extrákkal együtt számolja.

Szolgáltatásváltáskor a korábban kiválasztott extrák törlődnek.

Dátum kiválasztása

A naptár segít gyorsan megtalálni a megfelelő napot.

A napok jelölése megmutatja, mennyire telített az adott dátum:

• zöld – több szabad időpont van;
• borostyán – a nap kezd megtelni;
• piros – nincs megfelelő szabad időpont;
• áthúzott – az adott nap zárva van.

A múltbeli és zárt napok nem választhatók.

A panel megnyitásakor a rendszer általában automatikusan a legkorábbi szabad napra ugrik.

Időpont kiválasztása

A rendszer csak azokat a kezdési időpontokat kínálja fel, amelyekbe a teljes szolgáltatás – az esetleges extrákkal együtt – belefér.

Az időpont mellett a várható befejezési időt is láthatod.

A szabad időpontok számításánál a rendszer figyelembe veszi többek között a munkatárs munkaidejét, a helyszín nyitvatartását, a szüneteket, a meglévő foglalásokat és az esetleges Google Naptár-elfoglaltságokat.

Belső megjegyzés

A foglaláshoz belső megjegyzést is írhatsz.

Ez kizárólag a szalon számára látható, a vendég nem kapja meg e-mailben, és az online felületen sem jelenik meg neki.

Foglalás létrehozása

Ha minden szükséges adatot megadtál, kattints a Foglalás létrehozása gombra.

A kézzel létrehozott foglalás azonnal aktív lesz. Akkor sem kerül jóváhagyásra váró állapotba, ha az online foglalásoknál bekapcsoltad a jóváhagyást.

A sikeres rögzítés után:

• a vendég visszaigazoló e-mailt kaphat, ha van e-mail-címe;
• a szalon vagy a munkatárs új foglalásról szóló e-mailt kaphat;
• összekapcsolt Google Naptár esetén létrejöhet a naptáresemény.

Letiltott vendégnek is felvehető foglalás

Az online foglalásról letiltott ügyfélnek a szalon kézzel továbbra is adhat időpontot.

A tiltás csak azt akadályozza meg, hogy a vendég saját maga foglaljon a nyilvános foglalási felületen.

Meddig előre vehetsz fel foglalást?

A vendégek online foglalására beállított előrefoglalási korlát a kézi foglalásokra nem vonatkozik.

Tulajdonosként vagy munkatársként ennél távolabbi időpontra is rögzíthetsz foglalást, amennyiben az időpont egyébként elérhető.

Gyakori problémák

Nem jelenik meg egyetlen munkatárs sem

Ellenőrizd, hogy van-e aktív munkatárs, és több helyszín esetén hozzá van-e rendelve a kiválasztott helyszínhez.

A munkatársnál nincs választható szolgáltatás

Az adott munkatárshoz nincs megfelelő szolgáltatás rendelve. Ezt a Munkatársak beállításainál tudod módosítani.

Nincs szabad időpont az adott napon

Lehetséges, hogy a szalon zárva van, a munkatárs nem dolgozik, minden megfelelő időpont foglalt, szünet van, vagy a szolgáltatás a kiválasztott extrákkal már nem fér el.

Próbálj másik napot, munkatársat vagy szolgáltatást választani.

Az időpont időközben foglalttá vált

Előfordulhat, hogy a kiválasztás és a mentés között más foglalás vagy jóváhagyásra váró kérelem elfoglalta az időpontot. Válassz másik szabad időpontot.

Google Naptár-ütközés van

Ha a munkatárs Google Naptára össze van kapcsolva a Belviával, egy ott található elfoglaltság is megakadályozhatja a foglalás rögzítését.

A foglalás túl későn kezdődne

A szolgáltatás nem nyúlhat át a következő napra. Válassz korábbi kezdési időpontot.